by Patrizio (Pat) Calitri   Sep. 8 2015   posted in Performance ManagementConsolidation & Closing

 

Muitas organizações, nos anos 80, 90 e mesmo no início dos anos 2000 adquiriram soluções de consolidação. Muitas destas soluções ainda estão funcionando bem nos dias de hoje ou pelo menos é o que eu tenho escutados destas organizações quando eu falo com elas. Muito honestamente, contadores são pessoas que agem de acordo com o que estão habituados quando se trata de processo de fechamento e de mudanças. Se está funcionando porque mudar?  Também muitos departamentos de contabilidade/Finanças são vistos como “centro de custos” e as organizações tentam gastar o valioso tempo da equipe de TI em outras coisas “mais importantes” tais como iniciativas direcionadas aos clientes e projetos dirigidos à vendas ao invés de tentar otimizar as atividades que as áreas financeiras estão supostamente fazendo.   

Posso discutir com os itens apresentados acima?  É difícil discutir alguns dos itens apresentados acima e ao mesmo tempo, pode ser muito fácil discutir estes pontos também. Ao invés de focar no debate. Eu acho que vou gastar meu tempo simplesmente destacando as áreas de preocupação que eu tenho quando se trata destas soluções de consolidação existentes.

 

Preocupações com soluções de consolidação existentes sem integração

 

Auditabilidade – Estas aplicações têm capacidades de auditoria e elas são relativamente boas neste assunto principalmente quando elas foram criadas. O problema é que muitas destas aplicações foram criadas antes de muitos dos requerimentos legais de hoje serem criados. Na realidade, como verdadeiras aplicações de consolidação, elas “nem de longe” contem a transparência e a prestação de contas requeridas pelos padrões regulatórios de hoje (sejam eles dirigidos pelo Sarbanes Oxley [SOX] ou mesmo pelos requerimentos de Frank Dodd). Muitas organizações têm percebido isto e “se virado” manualmente com controles e “checks” para satisfazer os requerimentos, entretanto, mais uma vez, isto é feito em ferramentas de produtividade pessoal tais como Microsoft Excel. Isto significa que sua solução atual não atende às suas necessidades, mas você se tornou complacente ou tolerante com as soluções manuais que foram colocadas.

Não seria ótimo ter uma solução de consolidação que verdadeiramente acelerasse os controles requeridos atualmente sem ter que depender o Excel e todos os seus limites apresentados anteriormente?

 

Processo de Conformidade (Complicance) – Mais uma vez, muitas soluções de consolidação não integrada não contém verdadeiramente capacidades de gerenciamento de processos de negócios. Isto não era requerido quando elas foram criadas. No mundo de regras de hoje esta funcionalidade se tornou obrigatória. Ela permite que organizações forneçam a transparência e visibilidade dentro do processo de fechamento e oferece informações detalhadas de quem fez o que e quando o que é requerido para os propósitos de Conformidade. Auditores estarão muito interessados nesta funcionalidade, haja vista que, eles são obrigados a estarem em conformidade com os requerimentos da SOX através do PCAOB (Plublic Accounting Oversight Board).  

 

Rolagem dos dados de um ano para outro – Algumas soluções atuais de software não rolam a renda do fim de ano para abrir lucros acumulados automaticamente. Muitas organizações criam uma entrada de dados unilateral para corrigir isto. Outras tem criado um processo customizado que automatiza isto, mas, isto não é parte do software padrão e assim os “upgrades” algumas vezes são ignorados ou evitados para se evitar o retrabalho destas customizações.

 

Eliminações entre Companhia – muitas soluções de software atuais forçam as organizações a usarem entidades de eliminação específicas para fazerem as eliminações entre companhia. Porque você criaria entidades fictícias em sua estrutura organizacional somente para realizar um requerimento de consolidação?  Isto é alguma coisa que você tem que fazer no Excel colocando sua eliminação em colunas separadas para propósitos de relatório, mas, porque uma solução de consolidação foçaria você a fazer isto? O que acontece quando você precisa precisar mudar a sua estrutura organizacional? O que acontece quando você precisa criar uma estrutura de consolidação alternada? Você terá que recriar estas entidades fictícias para cada estrutura de relatório? Como você pode dizer, eu não aceito isto e eu não acho que isto é aceitável no mundo de hoje?

 

  • Estrutura de Propriedade Estruturas societárias mudam e percentuais de participação mudam causando mudanças na metodologia de consolidação – Muitas soluções de software que valem a pena, podem lidar com estas situações (fora do padrão) o que significa sem customizações e ela é simplesmente uma mudança de configuração para que o software comece a aplicar a correta matemática e lógica para a nova situação de consolidação. O maior obstáculo na maioria das soluções ou em todas é quando se considera os requerimentos de relatórios. E se a situação é somente aplicada para uma simulação e você quiser ter a condição de poder reportar na estrutura antiga para períodos históricos lado a lado com a nova estrutura para o período corrente e para o futuro? Muitas soluções de software começam a trazer termos como “Frozen historical data repositories or Cubes.” (repositório de dados históricos congelados ou Cubos). Isto significa que você precisa de recurso de TI interno ou um consultor externo para realizar isto, ou você precisa de um relatório especial construído por um recuso técnico treinado para realizar seus requerimentos. Mais uma vez isto leva a uma solução cara para um requerimento comum e simples de consolidação. Isto não deveria fazer parte do proposito da sua solução?
  • Relatório - Eu já mencionei acima algumas deficiências de relatórios, mas, infelizmente isto é apenas a “ponta do Iceberg”. Hoje muitas soluções requerem um recurso técnico experiente para a construção de relatórios. Isto não deveria ser normal. O pessoal de finanças deveria ser autossuficiente e capaz de construir seus próprios relatórios.  Relatórios deveriam estar disponíveis em tempo real com processos “in memory real time” no software permitindo que você obtenha relatórios regulares ou para novas estruturas sem ter que esperar por um processo de cálculo de TI para rodar ou por uma janela de manutenção de TI para passar. Há meu ver isto era inaceitável e quando eu comecei minha carreira de contador, mas isto não deveria ser algo que nós contadores teríamos que aceitar hoje.
  • Consolidação - Você pode consolidar seu sistema ou rodar uma consolidação se os usuários estiverem no seu sistema? Você tem visibilidade do eu processo de consolidação e do que tem sido feito, você sabe quem é capaz de rodar a consolidação? Por que você aceita esta limitação em um software quando ele supostamente é sistema de registro para relatórios da sua organização?

 

Há provavelmente muito mais itens que eu poderia listar, mas queria evitar que soasse como um ataque há algumas soluções de software. Eu simplesmente queria apontar estes itens principais que realmente frustram o contador em mim. Eu queria apontar isto para fazer com que os outros percebessem que enquanto estas soluções customizadas ou soluções manuais foram aceitas no passado, o departamento de finanças não precisa mais se contentar com isto neste mundo tecnologicamente avançado de hoje. 

 

Patrizio (Pat) Calitri, CPA, CA - È um contador com larga experiência em finanças, que inclui uma rápida passagem de 6 meses como controller corporativo da Clarity Systems, bem como papéis no Grand & Toy (subsidiária canadense da OfficeMax) como Controller da divisão de varejo e Controller Corporativo e Gerente de Auditoria da Ernst & Young LLP.

 

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