BPatrizio (Pat) Calitri Aug. 27 2015  posted in Consolidation & Closing

 

O Excel é e sempre será a ferramenta do contador para qualquer exigência. Ele é familiar, fácil de usar e pode ser utilizado para realizar qualquer tipo de cálculo matemático que seja requerido. Por favor, entendam que eu nunca diria “não use o Excel”, pois eu mesmo o utilizo amplamente para muitos propósitos, pessoais e profissionais, mas em vez de dizer “não use isto” eu apenas tomarei um momento para dizer porque ele pode não ser a melhor ferramenta para consolidação.    

 

Possíveis questões com o Excel como uma ferramenta de consolidação:

 

SEGURANÇA – Enquanto você pode proteger seus arquivos de Excel com senha, quase qualquer um pode baixar, via internet, gratuitamente uma ferramenta de remoção de senhas de qualquer planilha de Excel.

 

COLABORAÇÂO – Múltiplos usuários não podem trabalhar em um arquivo Excel ao mesmo tempo. Para isto, é necessário quebrar a sua consolidação em múltiplos arquivos Excel ligados. E enquanto isto funciona, na maior parte do tempo, o temido "link quebrado” no Excel realmente pode ser a causa de dores de cabeça durante o seu fechamento, quando o tempo é um fator primordial. Não vamos esquecer as famosas mudanças feitas pelos usuários, tais como adição de linhas e colunas nos arquivos Excel, as quais causam informações erradas que são levadas pelos “links” para todo o arquivo de consolidação.

 

AUDITABILIDADE – Enquanto o Excel continua a avançar muito bem em suas características de rastreabilidade e de auditoria ele ainda está longe dos padrões de transparência e de responsabilidade exigidos hoje (sejam eles os conduzidos pela Sarbanes Oxley [SOX] ou  até mesmo os requerido pela Frank Dodd).

 

PROCESSOS DE “CONFORMIDADE” (Compliance) – Novamente você pode alavancar o Excel com o ambiente do SharePoint, mas de novo, isto não oferece a transparência e a visibilidade do processo de fechamento e nem a informação detalhada de quem fez, o que fez e quando fez, conforme é requerido para propósitos de “Compliance”. Ele deixa para trás controles de auditoria interna os quais algumas vezes são até mais rigorosos que os obrigatórios requeridos externamente.

 

RELATÓRIOS – Você pode utilizar o Excel e um banco de dados Access para fornecer muitas possibilidades e combinações de relatórios, mas para isto a necessidade de conhecimento técnico aumenta exponencialmente. Vejamos: como usuários de finanças nós temos coisas suficientes para saber e gerenciar, com as constantes mudanças do cenário contábil (IFRS, GAAP, relatórios regulatórios, padrões de conformidade [internos e externos] assim como os requerimentos de relatórios “Ad doc”) que temos nos transformado em “Excel power user”. Incorporar o SharePoint para colaboração e um banco de dados Access para disponibilizar relatórios não é o que nós realmente teríamos de fazer. Nós não somos especialista em TI e se fossemos então, esta seria a nossa melhor forma de utilizar o nosso tempo?

 

OUTROS ITENS DE FECHAMENTO – O quanto ajuda usarmos o Excel nas outras áreas para o fechamento? Reconciliação de contas?  Checklist de Conformidade (compliance), relatórios internos, (relatórios anuais, trimestrais, etc.)?

 

RETENÇÃO DE FUNCIONÁRIOS – Por que um Contador experiente e qualificado gostaria de ficar em uma organização onde suas habilidades e conhecimentos são reduzidos às suas habilidades na utilização do Excel? E sobre o equilíbrio da vida profissional e pessoal durante o período de fechamento, quando você não pode levar vantagem dos avanços técnicos existentes fora do Excel para fazer seus relatórios de fechamento e consolidação?

 

Como você pode ver há muitas coisas quando se utiliza o Excel. Há também muitos estudos que mostram que, mesmo que você hoje tenha um ambiente de consolidação bem desenvolvido no Excel, isto não significa que ele é desprovido de erros. O que é agravado pelo custo continuo requerido para se auditar as planilhas e garantir que estejam livres de erros. Isto deve fazê-lo pensar se vale a pena manter o Excel ou se está na hora de evoluir.

Novamente, eu não sou o dono da verdade e nunca diria para alguém que eu sei qual é a melhor solução específica para ele ou ela, mas há muitos obstáculos a serem transpassados quando se depende do Excel como sua solução de consolidação. Junto com o fato de que o seu departamento de finanças atualmente é visto como uma equipe de “experts” do Excel e não valorizada como colaboradores pensantes e capazes de fornecer informações estratégicas, talvez seja necessária uma mudança. 

 

Patrizio (Pat) Calitri, CPA, CA - É um contador com larga experiência em finanças, que inclui uma rápida passagem de 6 meses como controller corporativo da Clarity Systems, bem como papéis no Grand & Toy (subsidiária canadense da OfficeMax) como Controller da divisão de varejo e Controller Corporativo e Gerente de Auditoria da Ernst & Young LLP.

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